Bouwsteen: Risicoverdeling

Risicoverdeling is binnen seriematig aanbesteden meer dan het vastleggen van verantwoordelijkheden in een contract. Het is een sturingsinstrument waarmee opdrachtgevers en marktpartijen risico’s bewust beleggen binnen een reeks van opdrachten. De risicoverdeling bepaalt niet alleen wie waarvoor aan zet is, maar vooral hoe risico’s over de serie heen beheersbaar blijven, hoe samenwerking en voorspelbaarheid worden georganiseerd en hoeveel ruimte er ontstaat om te leren, te standaardiseren en bij te sturen.

Binnen een seriematige aanpak hebben risico’s niet alleen invloed op afzonderlijke opdrachten, maar ook op de prestaties van de gehele serie. Een evenwichtige risicoverdeling draagt bij aan beheersbare kosten, geborgde kwaliteit, lagere faalkosten en een stabiele samenwerking tussen opdrachtgever en markt. Daarbij geldt als uitgangspunt dat risico’s worden belegd bij de partij die deze het beste kan beïnvloeden en beheersen.

Risicoverdeling begint met het opbouwen van een programmatisch risicodossier waarin zowel seriebrede als objectspecifieke risico’s worden vastgelegd. Op programmatisch niveau worden keuzes gemaakt over welke risico’s bij de opdrachtgever, de opdrachtnemer of gezamenlijk worden belegd. Deze afspraken worden vervolgens vertaald naar contracten, financiële arrangementen en samenwerkingsafspraken.

Tijdens de uitvoering werken projectteams en marktpartijen aan de beheersing van de toegewezen risico’s. Door risico’s periodiek te evalueren en te actualiseren, ontstaat een lerende aanpak waarbij inzichten uit eerdere opdrachten worden benut voor volgende tranches.

Een effectieve risicoverdeling binnen seriematig aanbesteden is gebaseerd op een aantal uitgangspunten:

• risico’s worden belegd bij de partij die deze het beste kan beheersen;
• onderscheid wordt gemaakt tussen seriebrede en objectspecifieke risico’s;
• risicoverdeling wordt programmatisch georganiseerd en niet per project afzonderlijk;
• gedeelde risico’s worden gezamenlijk beheerst en gemonitord;
• risico’s worden gedurende de looptijd van de serie periodiek herijkt;
• transparantie, voorspelbaarheid en samenwerking staan centraal.

Risicoverdeling start al in de initiatiefase met het bepalen van de scope van de serie en het opstellen van een eerste risicodossier. Vervolgens worden governance, rollen en verantwoordelijkheden ingericht en worden risico’s systematisch geïnventariseerd en geanalyseerd.

Na toetsing in een marktconsultatie wordt de risicoverdeling vastgelegd in contractuele afspraken. Tijdens de uitvoering blijft het risicodossier een levend instrument dat wordt gebruikt om prestaties te monitoren, leereffecten vast te leggen en risico’s waar nodig opnieuw toe te wijzen.

Voor het vormgeven en beheren van risicoverdeling kunnen verschillende instrumenten worden ingezet, zoals programmatische risicodossiers, risicoallocatiematrices, marktconsultaties, openboek-afspraken, indexeringsmechanismen, governance-afspraken en periodieke evaluaties van risico’s en prestaties.

Risicoverdeling heeft directe invloed op vrijwel alle andere bouwstenen binnen seriematig aanbesteden. De gekozen verdeling bepaalt mede de inrichting van governance, contractering, samenwerking, prestatiesturing, standaardisatie en looptijd. Ook vormt het risicodossier een belangrijke basis voor besluitvorming gedurende de volledige serie.

Let op: deze bouwsteen is in ontwikkeling. De inhoud wordt de komende periode verder aangevuld en aangescherpt op basis van praktijkervaringen, nieuwe inzichten en de verdere uitwerking van de overige bouwstenen.

Portfolio renovaties zuiveringen (Waterschap De Dommel) 

Waarom: Risicoverdeling is geïntegreerd in prijsvorming, PMP en samenwerking en sluit daardoor goed aan bij een portfolioaanpak. 

Zie: Overheidsopdracht Portfolio renovaties zuiveringen (Waterschap De Dommel)