Bouwsteen: Opdrachtgever contracteert het team
De juiste expertise aan tafel
Bij seriematig aanbesteden kan de opdrachtgever ervoor kiezen om bepaalde specialisten of leveranciers zelf te contracteren en als vast onderdeel van het projectteam te laten functioneren. Denk aan een ingenieursbureau, een leverancier van standaard bouwcomponenten of een IT-leverancier.
Dit kan waardevol zijn wanneer specifieke expertise structureel nodig is voor standaardisatie, kwaliteit, continuïteit of kennisopbouw binnen de serie. Door deze partijen vroegtijdig te betrekken, kan hun kennis bovendien al in de ontwerpfase worden benut. De keuze om het team zelf te contracteren vraagt daarom om een bewuste afweging van welke expertise structureel nodig is en welke rol de opdrachtgever daarin wil nemen.
Waarom is dit belangrijk?
Een stabiele teamsamenstelling kan binnen een serie zorgen voor continuïteit, kennisopbouw en schaalvoordelen. Expertise hoeft niet bij ieder nieuw project opnieuw te worden georganiseerd en partijen kunnen hun kennis over meerdere projecten heen inzetten.
Ook kan de opdrachtgever hiermee grip houden op onderdelen die cruciaal zijn voor de serie. Een vaste leverancier kan bijvoorbeeld leveringsrisico’s beperken, terwijl een specialistische partij kan bijdragen aan kwaliteit, standaardisatie en efficiëntie.
Tegelijkertijd beperkt het vooraf vastleggen van partijen de ruimte voor opdrachtnemers om zelf alternatieven, innovaties of andere expertise in te brengen. De opdrachtgever moet daarom steeds afwegen of de voordelen van het zelf contracteren opwegen tegen het verlies aan marktinvloed en flexibiliteit.
Hoe ziet dit eruit in de praktijk?
De opdrachtgever bepaalt eerst welke kennis, ervaring of capaciteit structureel nodig is binnen de projectserie. Vervolgens wordt bepaald welke partij deze expertise het beste kan leveren en waarom deze rol niet door de marktpartij zelf wordt ingevuld.
Er zijn grofweg twee vormen. De opdrachtgever kan zelf een product of systeem contracteren dat de opdrachtnemer vervolgens toepast, integreert of monteert. Of de opdrachtgever contracteert een specialist of leverancier die als vaste samenwerkingspartner aan het team wordt toegevoegd en gedurende de uitvoering met de opdrachtnemer samenwerkt.
In beide gevallen is een duidelijke rolverdeling belangrijk. De opdrachtgever heeft een bilaterale overeenkomst met de gecontracteerde partij, terwijl de opdrachtnemer en opdrachtgever samen de hoofdopdracht uitvoeren. De verschillende overeenkomsten moeten goed op elkaar aansluiten en de samenwerking als geheel ondersteunen.
Belangrijke principes
De keuze om het team zelf te contracteren hoort al in de initiatiefase en inkoopstrategie aan de orde te komen. Leg vast welke partijen worden gecontracteerd, waarom dit meerwaarde biedt en welke expertise zij toevoegen. Het besluit en de onderbouwing kunnen worden vastgelegd in een beslisdocument.
Maak daarnaast vooraf duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Een demarcatie kan per onderdeel, activiteit of product vastleggen wie verantwoordelijk is voor uitvoering, afstemming, besluitvorming en risicobeheersing. Daarmee worden raakvlakken zichtbaar en worden onduidelijkheden over verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid zoveel mogelijk voorkomen.
Ook continuïteit vraagt aandacht. Door afspraken te maken over langdurige samenwerking en kennisbehoud kan een stabiel team ontstaan en hoeft bij ieder nieuw project niet opnieuw expertise en samenwerking te worden opgebouwd.
Tot slot is goede onboarding essentieel. Nieuwe teamleden moeten worden meegenomen in de afspraken over samenwerking, houding en gedrag.
Toepassing in het proces
Deze bouwsteen begint al in de initiatiefase. De opdrachtgever brengt in kaart welke expertise structureel nodig is en bepaalt of het wenselijk is om deze partijen zelf te contracteren.
Vóór de aanbesteding moet deze keuze zijn gemaakt, zodat potentiële opdrachtnemers weten welke partijen onderdeel van het team worden en welke verantwoordelijkheden zij zelf houden. De keuze maakt daarmee onderdeel uit van de inkoopstrategie.
In de verdere voorbereiding worden de contractuele relaties, rollen, verantwoordelijkheden en raakvlakken uitgewerkt. Tijdens de uitvoering vraagt de samenwerking om structurele afstemming, evaluatie en waar nodig bijsturing.
Bij raamovereenkomsten is het belangrijk om onderscheid te maken tussen verantwoordelijkheden die voor de hele looptijd vaststaan en verantwoordelijkheden die per project kunnen verschillen. Zo blijft ruimte voor een projectspecifieke invulling zonder dat de basis van de samenwerking onduidelijk wordt.
Instrumenten & hulpmiddelen
Beslisdocumenten, bilaterale overeenkomsten en samenwerkingsafspraken helpen om de keuze voor het gecontracteerde team, de verantwoordelijkheden en de onderlinge samenwerking helder vast te leggen.
Raakvlakken met andere bouwstenen
Deze bouwsteen heeft sterke raakvlakken met Inkoopstrategie, Samenwerking tussen opdrachtgevers, Risicoverdeling, Houding en gedrag, Lerend vermogen en Contractmanagement.
De keuze om zelf partijen te contracteren heeft invloed op de verantwoordelijkheden en risico’s binnen het team. Tegelijkertijd vraagt een vaste teamsamenstelling om goede afspraken over samenwerking, kennisdeling en continue verbetering.
Meer weten?
Contractvoorbeeld
