‘Seriematig aanbesteden is geen experiment meer’

“Inmiddels weten de meeste opdrachtgevers en opdrachtnemers wel dat het bundelen van projecten in één uitvraag juridisch kan. Maar nu speelt de vraag, ‘hoe doen we dat dan eigenlijk precies?’” Aldus Louisa Engels, counsel en advocaat bij CMS in Amsterdam en gespecialiseerd in bouw- en aanbestedingsrecht. Twee jaar geleden schreef zij de whitepaper ‘Juridische (on)mogelijkheden van seriematig aanbesteden’. Samen met haar collega Isabelle de Jong heeft ze nu een geactualiseerde versie van de whitepaper opgesteld. Dit voorjaar staan er verspreid door het land drie interactieve workshops over seriematig aanbesteden op het programma.

Toen Engels de eerste versie van de whitepaper schreef, was het doel vooral om een hardnekkig misverstand uit de wereld te helpen. “De aanname was: seriematig aanbesteden zal wel niet mogen,” zegt zij. “Dat spookbeeld wilden we doorprikken. En dat is gelukt. De sector weet inmiddels: juridisch kan dit.” Volgens Engels is die discussie nu dan ook echt wel voorbij. “Je hoort vrijwel niemand meer zeggen dat seriematig aanbesteden onverstandig is. Integendeel: iedereen ziet het nut en de noodzaak ervan.”

Maar met die acceptatie is het vraagstuk niet opgelost. Sterker nog, het lijkt complexer geworden. Immers, waar opdrachtgevers zich eerst nog afvroegen of bundeling van opdrachten an sich juridisch houdbaar was, worstelen zij nu vaak met veel praktischere vragen. Welke contractvorm past bij een seriematige aanpak? Kies je voor raamovereenkomsten, herhalingsopdrachten of wijzigingsopties? Hoe richt je prijsvorming, risicoverdeling en EMVI zo in dat ze passen bij een meerjarige, programmatische benadering? “Dat zijn geen theoretische vragen,” zegt Isabelle de Jong. “Dit gaat over keuzes die je aan de voorkant moet maken en die enorme impact hebben op de uitvoerbaarheid van je strategie.”

Whitepaper 2.0
Het is deze ontwikkeling die de aanleiding vormde voor de geactualiseerde versie van de whitepaper, de zogenaamde ‘2.0-versie’. Hierin maken Engels en De Jong nadrukkelijk de stap van de juridische theorie naar de praktische toepassing. De aanbestedingsrechtelijke basis staat nog steeds, maar daarbovenop is een nieuw praktijkgericht uitwerkingsniveau toegevoegd. “We hebben de constateringen uit de ‘1.0-versie’ niet losgelaten,” benadrukt Engels. “Maar we zijn wel een stap verder gegaan. Als je kiest voor een seriematige aanpak, welke kaders horen daar dan bij? Welke keuzes moet je maken, en waar moet je extra scherp op zijn?”

In de geactualiseerde whitepaper is ook explicieter aandacht besteed aan risicobeheersing, contractstrategie en de positie van het midden- en kleinbedrijf. “Er is soms angst dat grotere opdrachten kleinere partijen buitenspel zetten,” zegt Engels. “Die zorg leeft vooral bij brancheorganisaties. In de praktijk zien we juist dat er veel mogelijk is, mits je het voorafgaand aan de aanbesteding goed inricht. Daar geven we nu ook handvatten voor.”

Opschaling
Opvallend is dat de eerste contracten met een seriematige aanpak vooral door de grotere aanbestedende diensten in de markt worden gezet, terwijl circa 80% van de V&R opgave bij gemeenten ligt. Echte opschaling blijft nog achter. “Aanbestedende diensten kijken naar elkaar,” ziet De Jong. “Men hoopt te kunnen leren van bestaande aanbestedingsstukken en inkoopstrategieën.” Daar komt bij dat seriematig aanbesteden vaak vraagt om langjarige budgetten en programmatische keuzes die bestuurlijk niet altijd eenvoudig zijn, zeker in aanloop naar verkiezingen. “Dat is een realiteit waar wij ook niet omheen kunnen,” zegt Engels. “Maar binnen die context is er juridisch veel meer mogelijk dan vaak wordt gedacht.”

Workshops
Met de geactualiseerde versie van de whitepaper alleen zijn Engels en De Jong er nog niet. In samenwerking met De Bouwcampus en CMS organiseren zij drie workshops waarin de vertaalslag naar de praktijk centraal staat. Het idee: niet zenden, maar aan de slag. Zo nemen ze de deelnemers mee in de regelgeving aan de hand van recente praktijkvoorbeelden. Henberto Remmerts, transitiemanager bij De Bouwcampus licht de uitgewerkte bouwstenen voor seriematig aanbesteden toe.

Vervolgens werken de deelnemers in kleine groepen aan een realistische casus: een fictieve portfolio-opgave met verschillende typen kunstwerken en meerdere overheden. “De vraag is niet alleen wat je zou doen, maar vooral waarom. Welke strategie kies je, hoe motiveer je die juridisch en hoe verdedig je je keuzes richting bestuur en politiek? We willen dat mensen ervaren waar het écht over gaat,” zegt Engels. “Seriematig aanbesteden vraagt om een andere manier van denken. Dat lukt niet met alleen een kader uit de whitepaper, dat moet je vooral doen.”

Nieuwe energie
Wat Engels en De Jong hopen dat deelnemers meenemen? “Nieuwe energie, inspiratie en vertrouwen,” zegt Engels. “Het besef dat dit complex is, maar niet onoverkomelijk. En dat je morgen al stappen kunt zetten.” Seriematig aanbesteden is daarmee volgens haar geen experimentele route meer, maar een noodzakelijke volgende fase in het omgaan met de V&R-opgave. De 2.0-versie van de whitepaper en de bijbehorende workshops markeren die overgang: van juridische discussie naar uitvoeringspraktijk.

De workshops seriematig aanbesteden vinden plaats op:

• 24 maart – Oirschot
• 23 april – Amsterdam
• 19 mei – Den Haag

Aanmelden kan hier.

Download hier de 2.0-versie van de whitepaper.