Auteur: Anne Pelkman

“Aanbestedingen zijn een juridisch proces geworden en te weinig persoonlijk, daar moeten we echt wat aan doen”, aldus een aanwezige opdrachtgever tijdens Operatie Backstage. De bijeenkomst op 12 februari bracht opdrachtgevers en opdrachtnemers bij elkaar om het dalende aantal inschrijvingen op aanbestedingen te bespreken. Het evenement bood een uniek kijkje in de keuken van marktpartijen en bracht betrokkenen samen om te werken aan efficiëntere en effectievere aanbestedingsprocessen.

Het aantal inschrijvingen neemt drastisch af. Om deze neerwaartse spiraal te doorbreken, moeten opdrachtgevers en opdrachtnemers beter met elkaar in gesprek. Op initiatief van Sander den Blanken (BAM) sloegen Bouwend Nederland, De Bouwcampus en diverse marktpartijen daarom de handen ineen. Olaf Dirkx, algemeen directeur van Wagemaker, gaf een toelichting op het ontstaan van Operatie Backstage. “Tijdens de Infra Marathon in mei 2024 werkten experts 49 uur lang aan vernieuwingen binnen de infra-sector, waarbij de schaarste aan personeel en de dalende inschrijvingen op aanbestedingen belangrijke thema’s waren.” Uit die sessie kwam dan ook het idee om opdrachtgevers een kijkje te geven in de overwegingen en processen van marktpartijen. Dit met als doel efficiëntere en transparantere transacties te bereiken.

De bijeenkomst in het hoofdkantoor van Bouwend Nederland in Zoetermeer begon met meer dan zestig deelnemers met een plenaire opening waarin de centrale vraag werd gesteld: Hoe kiest een opdrachtnemer een opdrachtgever? Verschillende bedrijven deelden hun inzichten en gaven opdrachtgevers een beter beeld van de keuzes die marktpartijen maken. De discussie draaide onder andere om hoe opdrachtgevers aantrekkelijker kunnen worden voor inschrijvingen en hoe aanbestedingsprocedures efficiënter en realistischer kunnen worden ingericht. Om de dialoog te stimuleren legde Amy Zijlmans, transitiemedewerker bij De Bouwcampus de zaal een drietal stellingen voor. Is er echt een afname van interesse? Sommige deelnemers vonden dat er nog steeds voldoende bedrijven meedingen naar opdrachten, terwijl anderen de afname van inschrijvingen als een serieus probleem benoemden. “We weten hoe het nu is, maar hoe voorkomen we een doemscenario?”, vroeg Amy aan de aanwezigen. Hierop werd gereageerd dat interactie en luisteren naar elkaar cruciaal zijn om negatieve trends te keren. Op haar laatste vraag; ‘wie heeft de meeste last van de afname in inschrijvingen? luidde de conclusie: niet alleen opdrachtnemers en opdrachtgevers, maar vooral burgers die afhankelijk zijn van infrastructuur. “Een brug die niet vervangen kan worden, heeft grote gevolgen voor bereikbaarheid en economische vitaliteit”, merkte iemand in de zaal op.

Inzichten

In verschillende rondes deelden bedrijven vervolgens hun perspectieven. Patrick Kemperman (BAM Infra Nederland), Geert-Jan van Oosterhout (Dura Vermeer) legden uit hoe bedrijven bepalen op welke aanbestedingen ze inschrijven. “De winstmarges zijn vaak klein, waardoor we selectiever zijn in waar we op inschrijven”, aldus Kemperman. “Zo pakken we complexe projecten met hoge risico’s minder vaak op. En ook spelen contractvoorwaarden en financiële randvoorwaarden een grote rol in de keuze om al dan niet in te schrijven.”

Van Oosterhout benadrukte op zijn beurt dat opdrachtgevers realistischer moeten zijn in hun planning en contractvormen. “Aanbestedingen die slechts vaag aangeven dat ze ergens in Q1 worden gepubliceerd, maken een strategische planning moeilijk. Bij ons is het dan al gelijk over.” Ook tenderkostenvergoedingen kwamen aan bod: ze zijn vaak onvoldoende en vormen daarmee een drempel voor deelname. Tot slot benadrukte het tweetal dat duurzaamheidsambities best wel een grotere plek in de uitvraag mogen krijgen. Kemperman: “Als ik drie tenders heb waarvan er één uitvraagt op extreem emissieloos werken, dan kies ik die.” Het is een opmerking die voor een aanwezige in de zaal een eyeopener is. “Wij hebben in onze gemeente vaak een discussie over de vraag hoe hoog je de duurzaamheidslat in een uitvraag moet leggen. Uit angst om marktpartijen af te schrikken. Maar die angst blijkt dus ongegrond.”

Klantgerichtheid

Tijdens de tweede ronde, met onder andere Olaf Dirkx (Wagemaker) en Erik Deuring (Antea Group), werd besproken hoe bedrijven strategische keuzes maken. Klantgerichtheid en duurzame relaties zijn essentieel, net als het durven kiezen voor klanten die waarde toevoegen. “Inkoopkalenders van overheden moeten betrouwbaarder worden, zodat marktpartijen strategische keuzes kunnen maken en efficiënter kunnen werken”, bracht Olaf Dirkx naar voren.

Een belangrijk discussiepunt was de voorkeur voor raamcontracten boven losse aanbestedingen. “Door op lange termijn samen te werken, kunnen partijen risico’s verminderen en efficiënter opereren”, aldus Erik Deuring. Voor zowel Olaf Dirkx als Erik Deuring geldt dat een opdrachtgever die in samenwerking wil werken hoger scoort dan de opdrachtgever die traditioneel wil werken. Een vertegenwoordiger van de gemeente Amsterdam gaf aan dat zij regelmatig feedback vragen van opdrachtnemers om processen te verbeteren, maar erkende dat er nog stappen te zetten zijn in transparantie en consistentie.

Capaciteit als knelpunt

De derde ronde bracht verdere inzichten van de bedrijven SPIE, Istimewa en Damsteeg BV. Hier kwam onder andere naar voren dat aanbestedingskosten en de inspanningen die ermee gemoeid zijn, vaak niet in verhouding staan tot de uiteindelijke opdracht. Hans de Wit (Damsteeg BV) benadrukte dat realistische budgetten en een duidelijke planning essentieel zijn om inschrijvingen aantrekkelijk te houden. Daarnaast bleek dat selectiviteit in inschrijven toeneemt: waar bedrijven vroeger op 300 tenders inschreven, zijn dat er nu nog maar 100. “Maar”, benadrukte Hans de Wit, “wel met een hogere scoringskans.” Danny de Boer van SPIE keek na afloop terug op een interessante ochtend. “Het was een open bijeenkomst met leuke opmerkingen, ook van de opdrachtgevers. Zoals bijvoorbeeld van een gemeente die aan ons vroeg of het zou helpen als ze vooraf een presentatie over een project zouden geven. Dan krijg je ook een interactie.”

Dialoog

Tijdens de plenaire afsluiting van deze eerste Operatie Backstage klinkt de behoefte aan interactie duidelijk door. “We moeten met elkaar meer de dialoog zoeken”, aldus één van de aanwezigen. En een ander: “Meer het open gesprek met elkaar voeren. Aanbestedingen zijn een juridisch proces geworden en te weinig persoonlijk. Ook zijn we als opdrachtgevers onvoldoende in staat om voorspelbaar te zijn. Daar moeten we aan werken.”

Alle aanwezigen waren het er over eens dat deze eerste Operatie Backstage naar meer smaakte. Een tweede editie in de regio Zwolle is al in de maak.

Transitie is niet alleen het aanwakkeren van vernieuwing. Transitie is ook het afbreken van de oude werkelijkheid. En dat laatste doet pijn. Toch staat die oude werkelijkheid niet zelden een nieuwe richting in de weg. Als De Bouwcampus brengen we alle betrokken partijen rond een thema bij elkaar. We noemen dat the whole system in the room. Groot voordeel van deze aanpak is dat je snel een breder draagvlak voor iets krijgt. Meestal worden er in de overleggen die daarop volgen ook afspraken gemaakt.

Tot zover dus niets aan de hand. Maar dan komt er een moment dat bijvoorbeeld de gemaakte afspraken gepubliceerd moeten gaan worden of zelfs een richtlijn kunnen worden of dat het een aanpassing van dienstverlening vereist. En dan blijkt dat deze stap voorwaarts bij sommige deelnemers de business kan gaan beïnvloeden. In negatieve zin wel te verstaan. Op zo’n moment zie je het aanvankelijke enthousiasme als sneeuw voor de zon verdwijnen en meewerken veranderen in tegenwerken.

We zien dit vaak gebeuren bij organisaties, groot en klein, die een beperkte en korte termijn opvatting hebben over belangenbehartiging van de leden. Ik heb daar begrip voor omdat zij nu eenmaal de belangen van hun hele achterban dienen, die voornamelijk uit het peloton bestaat, de middenmoot. Belangen van de koplopers, en achterhoede, kunnen die van het peloton weleens in de wielen rijden. Dus is het vanuit die optiek begrijpelijk dat ze kiezen voor het tempo van de langzaamste. Echter, daar is de sector in zijn totaliteit voor de lange termijn helemaal niet mee gediend. Overigens kan het ook anders. Zo dragen bijvoorbeeld Koninklijke Bouwend Nederland en Koninklijke Metaalunie volop bij aan de zo broodnodige transities bij nieuwbouw en het vervangen en renoveren van infrastructurele kunstwerken (bijv bruggen, sluizen en gemalen).

We staan op alle terreinen voor enorme opgaven. Die tot een goed einde brengen kan echt alleen als we het systeem veranderen en naar een nieuwe werkelijkheid gaan. Daar hoort ook bij dat we afscheid nemen van de oude werkelijkheid en samen de transitie aangaan naar een nieuwe werkelijkheid.

Nynke Sijtsma
Directeur De Bouwcampus