Bouwsteen: Samenwerkende opdrachtgevers

Samenwerking tussen meerdere opdrachtgevers is binnen seriematig aanbesteden geen organisatorische bijzaak, maar een belangrijke voorwaarde voor een robuust en continu portfolio. Niet iedere opdrachtgever beschikt zelfstandig over voldoende volume om marktpartijen langdurig zekerheid te bieden. Door opgaven te bundelen kunnen bijvoorbeeld gemeenten, provincies en waterschappen gezamenlijk voldoende schaal creëren voor investeringen in capaciteit, innovatie en standaardisatie.

Samenwerken vraagt daarbij meer dan het gezamenlijk inkopen van werkzaamheden. De samenwerkende opdrachtgevers moeten richting de markt als één opdrachtgever kunnen optreden, terwijl zij intern ruimte houden voor hun eigen bestuurlijke processen en lokale context. Dat vraagt om duidelijke afspraken over rollen, mandaat, besluitvorming, kostenverdeling en communicatie, maar ook om aandacht voor vertrouwen, gelijkwaardigheid en de onderlinge relatie.

Seriematig aanbesteden vraagt om voldoende volume, continuïteit en een zo homogeen mogelijke scope. Wanneer die omvang niet binnen één organisatie beschikbaar is, kan samenwerking tussen opdrachtgevers de benodigde massa creëren. Daarmee ontstaat voor marktpartijen meer voorspelbaarheid en ruimte om te investeren in mensen, middelen en innovatie.

Tegelijkertijd brengt samenwerking tussen organisaties extra complexiteit met zich mee. Verschillen in beleid, prioriteiten, tempo en organisatiecultuur kunnen de gezamenlijke aanpak onder druk zetten. Zonder duidelijke afspraken over governance, mandaat, kosten, risico’s en prioritering kunnen besluitvorming en programmering vertragen. Een goede samenwerking zorgt daarom niet alleen voor voldoende volume, maar ook voor voorspelbaarheid en continuïteit gedurende de hele serie.

De samenwerkende opdrachtgevers organiseren zich richting de markt zoveel mogelijk als één partij. Vaak betekent dit één penvoerder of lead buyer, één set aanbestedingsdocumenten en een gezamenlijk kader. Intern behouden de deelnemende organisaties hun eigen bestuurlijke verantwoordelijkheid.

Aan de voorkant worden afspraken gemaakt over de gezamenlijke opgave, de strategische koers, de gewenste mate van standaardisatie en de verdeling van verantwoordelijkheden. Ook wordt bepaald hoe besluiten worden genomen, wie welk mandaat heeft en hoe kosten en baten worden verdeeld. Tijdens de uitvoering blijven de opdrachtgevers gezamenlijk sturen op programmering en prestaties en worden ontwikkelingen die invloed hebben op de gezamenlijke aanpak met elkaar afgestemd.

De samenwerking vraagt daarnaast om aandacht voor de relatie. Gedeelde samenwerkingsprincipes, vaste vertegenwoordiging, een duidelijke overlegstructuur en een cultuur waarin feedback en escalatie bespreekbaar zijn, helpen om de samenwerking gedurende de looptijd werkbaar te houden.

Een succesvolle samenwerking tussen opdrachtgevers steunt op een aantal uitgangspunten. Richting de markt is er één opdrachtgever, terwijl de deelnemende organisaties intern hun eigen verantwoordelijkheden houden. Het gezamenlijke volume en de looptijd moeten voldoende continuïteit bieden om leren, standaardisatie en innovatie mogelijk te maken.

Verder geldt: uniformeren waar het kan, differentiëren waar het moet. Eisen, kwaliteitsnormen en werkprocessen worden zoveel mogelijk gelijkgetrokken, terwijl ruimte blijft voor noodzakelijke verschillen tussen opdrachtgevers. Ook moeten flexibiliteit, transparantie en voorspelbaarheid goed met elkaar in balans zijn.

Tot slot moeten toetreding en uittreding vooraf worden geregeld. Nieuwe opdrachtgevers kunnen onder voorwaarden aansluiten en bestaande deelnemers moeten kunnen uittreden zonder de continuïteit en rechtmatigheid van de serie te ondermijnen.

Samenwerking tussen opdrachtgevers begint al in de initiatief- en strategiefase. In deze fase wordt onderzocht welke meerwaarde samenwerking biedt, welke opgave en welk volume iedere partij inbrengt en welke juridische en organisatorische vorm daarbij past. Ook wordt bestuurlijk en ambtelijk draagvlak georganiseerd.

Vervolgens worden de afspraken verder uitgewerkt in de voorbereiding en aanbesteding. Governance, mandaten, kostenverdeling, prioritering, systemen en communicatie worden vastgelegd. De penvoerder vertaalt deze uitgangspunten naar de marktbenadering en aanbestedingsdocumenten.

Na contractering blijft de samenwerking actief. De opdrachtgevers sturen gezamenlijk op programmering en prestaties, bespreken ontwikkelingen en verwerken relevante leerpunten in de verdere aanpak. Ook afspraken over toetreding en uittreding moeten gedurende de looptijd worden bewaakt, zodat de samenwerking juridisch en organisatorisch houdbaar blijft.

Belangrijke instrumenten zijn een intentieverklaring, samenwerkingsovereenkomst, gezamenlijke governance- en besluitvormingsstructuur en afspraken over kosten- en batenverdeling. Ook gezamenlijke programmering, prioriteringsregels, vaste overlegmomenten en duidelijke escalatieprocedures helpen om de samenwerking werkbaar te houden.

Een checklist kan worden gebruikt om tijdens de verkenning, voorbereiding en uitvoering te beoordelen of de belangrijkste randvoorwaarden zijn ingevuld. Daarbij kan onder meer worden gekeken naar gezamenlijke visie en ambitie, mandaat, juridische vorm, scope, marktbenadering, besluitvorming, risicobeheersing en relatiebeheer.

Samenwerking tussen opdrachtgevers heeft sterke raakvlakken met Looptijd, Scopemanagement, Contractkeuze, Lerend vermogen, Houding en gedrag, Governance, Risicoverdeling en Contractmanagement. De afspraken tussen opdrachtgevers vormen een belangrijke basis voor de manier waarop deze andere bouwstenen binnen de seriematige aanpak worden ingericht.

Groot Onderhoud Asfaltwegen Enschede-Losser 

Waarom: Heldere uitwerking van gezamenlijke rollen: regievoerend, sturend en faciliterend 

Zie Raamovereenkomst Groot Onderhoud Asfaltwegen Enschede-Losser