Bouwsteen: Scope vaststellen en clusteren & splitsen

Scope vaststellen, clusteren en splitsen is binnen seriematig aanbesteden meer dan het afbakenen van een opdracht. Het is een sturingsinstrument waarmee wordt bepaald welke werkzaamheden logisch samen worden aanbesteed en welke juist afzonderlijk worden uitgevoerd. De scope bepaalt niet alleen de omvang van de opdracht, maar vooral de mogelijkheden om te standaardiseren, samen te werken, kennis te hergebruiken en schaalvoordelen te realiseren.

Een goed afgebakende scope vormt de basis voor een succesvolle seriematige aanpak. Door werkzaamheden met een vergelijkbaar karakter te clusteren, ontstaat ruimte voor standaardisatie, leereffecten en een efficiëntere uitvoering. Tegelijkertijd voorkomt een zorgvuldige afweging dat opdrachten onnodig worden samengevoegd of juist kunstmatig worden gesplitst. Daarmee draagt deze bouwsteen bij aan doelmatige aanbestedingen, een gezonde marktwerking en een beter beheersbare opgave.

Het bepalen van de scope begint met de vraag welke objecten, werkzaamheden of projecten voldoende overeenkomsten hebben om als serie te worden aanbesteed. Daarbij wordt gekeken naar de mate waarin de opgave homogeen is of door standaardisatie homogener kan worden gemaakt. Ook wordt beoordeeld of samenwerking tussen meerdere opdrachtgevers meerwaarde oplevert en of clustering leidt tot een efficiëntere voorbereiding, uitvoering en instandhouding.

Wanneer de voordelen van samenwerking, standaardisatie en schaalvergroting opwegen tegen de extra afstemming, kan clustering een logische keuze zijn. Is de samenhang beperkt of zijn de verschillen tussen projecten te groot, dan ligt een afzonderlijke aanbesteding meer voor de hand.

Een effectieve scope is inhoudelijk logisch, organisatorisch uitvoerbaar en goed gemotiveerd. Clustering en splitsing zijn daarbij geen doel op zich, maar middelen om de opgave doelmatig te organiseren. Homogeniteit of de mogelijkheid om werkzaamheden te homogeniseren vormt een belangrijk uitgangspunt, evenals de bereidheid van opdrachtgevers om gezamenlijk te werken aan een gedeelde aanpak. De gekozen scope moet ruimte bieden voor standaardisatie, zonder de markt onnodig te beperken.

De scope wordt in de initiatief- en strategiefase bepaald en vormt de basis voor de verdere inrichting van de aanbesteding. In deze fase worden de omvang van de opgave, de mogelijkheden voor clustering, samenwerking tussen opdrachtgevers en de gewenste standaardisatie afgewogen. De uitkomsten worden vervolgens vertaald naar de aanbestedingsdocumenten en vormen het vertrekpunt voor de verdere contractering en uitvoering.

Voor het bepalen van de scope kunnen instrumenten en hulpmiddelen gebruikt worden als areaal- en portfolioanalyses, scopestudies, objecttypologieën, standaardisatieonderzoeken, marktconsultaties, businesscases en afwegingskaders voor clustering en splitsing. Ook governance-afspraken tussen samenwerkende opdrachtgevers helpen om de gekozen scope effectief te organiseren.

Scope vaststellen en clusteren & splitsen hangt nauw samen met Scopemanagement, Samenwerkende opdrachtgevers, Contractkeuze, Looptijd, Contractmanagement en Lerend vermogen. De gekozen scope bepaalt in belangrijke mate hoe de samenwerking wordt ingericht, welke contractvorm passend is en hoeveel ruimte ontstaat om over meerdere opdrachten heen te leren, te standaardiseren en continu te verbeteren.

Let op: Deze bouwsteen is in ontwikkeling. De inhoud wordt de komende periode verder aangevuld en aangescherpt op basis van praktijkervaringen, nieuwe inzichten en de uitwerking van de overige bouwstenen.