Versterkt samenwerken

Versterkt samenwerken

WERKCONFERENTIE 14 JUNI

SAMENWERKEN IS NIET MOETEN, MAAR VEREIST WEL MOED

De Leidsebrug in Amsterdam is een rijksmonumentale brug, en de verbindende schakel tussen twee stadsdelen. De brug was dringend aan vernieuwing toe en moest daarnaast ook opgehoogd worden. Tijdens de renovatie is de brug voor bijna al het verkeer gesloten. Trams gaan er wel overheen en rondvaartboten varen eronder door. Het is een druk punt in de stad en de werkzaamheden zijn ingrijpend en duren lang. Een flinke puzzel dus, waarin samenwerking misschien wel de sleutel tot succes is.

Tijdens de werkconferentie Versterkt Samenwerken op 14 juni, lieten partners van De Bouwcampus zich inspireren door BAM infra, PRO6 managers en gemeente Amsterdam. Allen waren ze betrokken bij de renovatie van de Leidsebrug, waar samenwerken een cruciale rol speelde. Tijdens de werkconferentie stond de volgende vraag centraal: ‘Hoe kunnen structuur en cultuur elkaar versterken in de relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers?’ We willen allemaal samenwerken, maar in de praktijk doen we het toch vaak niet. Ligt dat aan het onderliggende contract? Ook project DOEN vertelt hoe zij hiermee omgaan. Daar wordt geleerd hoe de samenwerking tussen Rijkswaterstaat en marktpartijen in projecten verder kan worden verbeterd.

Actueel en urgent thema

‘We moeten op een andere manier samenwerken willen we de complexe opgaven waar we voor staan het hoofd kunnen bieden. Samenwerken gaat niet altijd vanzelf, waarom werken we de ene keer wel samen en de andere keer niet? Aan de hand van inspirerende praktijkvoorbeelden gaan we aan de slag in werksessies’, Marjan van den Dungen (De Bouwcampus) opent de werkconferentie, exclusief voor partners van De Bouwcampus. Volgens René Vrugt (dagvoorzitter) hebben we een zeer actueel en urgent thema te pakken. ‘Het doel van vandaag is om inzicht mee te nemen én een actie waarmee je morgen aan de slag gaat’.

Magie van het project

‘De spanning tussen contract en samenwerking is heel interessant’, aldus Malcolm Aalstein (inkoopadviseur en lid van het Tenderboard Fysiek van het Ingenieursbureau gemeente Amsterdam). Joost Merema (partner bij PRO6 managers en projectmanager van het project voor gemeente Amsterdam) heeft het opdrachtgeverschap voor de renovatie van de Leidsebrug ingevuld. ‘Joost kwam met een voorstel bij de Tenderboard, waarbij hij samenwerking als een criterium in het EMVI-contract had opgenomen. Een EMVI-belofte voor een mooie samenwerking klonk Malcolm te vrijblijvend en samenwerking contractueel afdwingen voelde hem vreemd. Toch heeft Joost het plan doorgezet. Tijdens de uitvoering bleek de magie van dit project, dat echt mission impossible leek, echt vooral in de samenwerking te zitten’, vertelt Malcolm. De gemeente Amsterdam worstelt vooral over dilemma’s dat een contract niet de ruimte biedt om in te spelen op ontwikkelingen. Lastig, omdat je een contract wilt handhaven, maar ook wilt kunnen inspelen op issues die zich aandienen. ‘We hebben allemaal onze mond vol over samenwerken. Het is belangrijk en goed voor ons, maar het is niet zo makkelijk’.

Malcolm zaal Hetty

Bouwen aan vertrouwen

Hetty Messchaert (omgevingsmanager, BAM) bekijkt bouwprojecten door een andere bril. ‘Ik sta tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers in, want ik moet juist de omgeving meenemen in het project. Dus ik zorg voor de verbinding’, vertelt ze. ‘De wereld verandert heel snel. Wij als aannemer moeten mee veranderen, en dat is nog wel eens lastig in de traditionele wereld waarin we zitten. Toch willen opdrachtgevers en opdrachtnemers beiden een mooi project neerzetten, dus moeten we kijken naar het gezamenlijk belang.’

Hoe bouw je nu aan het vertrouwen tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers? Hetty geeft tips:

Bouwen aan vertrouwen werkconferentie 2

Quote vertrouwen bouwenMaar hoe ga je dan samenwerken? ‘Deel je ervaringen met elkaar, eigenaarschap is belangrijk, wees eerlijk naar elkaar en vier ook continu je mijlpalen, dat zorgt voor een ontspannen sfeer’, is Hetty van mening. ‘Belangrijk is ook dat er diversiteit in teams bestaat en geef je team de ruimte’.

Contract versus samenwerken

Hebben ze bij de renovatie van de Leidsebrug nu iets anders gedaan omdat in de aanbesteding stond dat samenwerken belangrijk is? Hetty: ‘We hebben elkaar van te voren al veel meer opgezocht en een relatie opgebouwd. We zijn gelijk met teams in gesprek gegaan en hebben zaken goed afgekaderd, bijvoorbeeld met vragen als ‘Wat voor afspraken maak je met elkaar voor als het niet goed gaat?’. Het ligt natuurlijk ook aan de opdrachtgever. Als de opdrachtgever op het contract gaat zitten, wordt het lastig. Dan ga je als aannemer ook op het contract zitten in plaats van samenwerken. Maar het moet juist een team worden. Dat kan alleen maar als je de contracten in eerste instantie achterwege laat.’

Andere werkwijze

Joost bewerkt 2‘Pas als je op de Leidsebrug staat, midden in die hele drukke stad, voel je de beleving van zo’n complex project’, vertelt Joost Merema, projectmanager vanuit PRO6 managers. ‘Het is best heftig, omdat er enorm veel verkeer is. Iedere zes minuten rijdt er een tram over deze brug. Bovendien is de brug een rijksmonument, maar de doorvaarhoogte moet na de renovatie wel 14 centimeter hoger uitkomen dan oorspronkelijk. Al snel kwam het besef dat de normale werkwijze niet de gewenste kwaliteit kon leveren.’ Een hybride contract op basis van UAV-GC bood keuzemogelijkheden wat betreft het rijden van de trams en de middenpijler van de brug. De markt mocht daarin kiezen. Joost vertelt ook dat de samenwerking al in de aanbestedingsprocedure begon. Contactmomenten zijn bewust ingebouwd. ‘Heel belangrijk: mijlpalen zijn mijlpalen en afspraken zijn afspraken – al tijdens de aanbestedingsprocedure. Wij konden als opdrachtgever het voorbeeldgedrag tonen dat we ook van de aannemer na gunning zouden willen zien’.

Een parachute werkt ook alleen als je hem open hebt

‘Wij geloven dat we zaken heel bewust hebben aangepakt’, vertelt Joost. Enkele tips:

  • Stel open vragen, dat is een begin van een gesprek. Bijvoorbeeld: wat voor ervaring heb je opgedaan dat deze keuzes worden gemaakt? Openheid zorgt voor vertrouwen.
  • Je hoeft geen probleemeigenaar te zijn om toch te helpen.
  • Als projectmanager luister je goed ‘door’ en weet je wat er speelt in je team.
  • Verklein de afstand, blijf aanwezig en dichtbij.
  • Samenwerken is meer dan alleen je werk goed doen. Het gaat erom dat je over een bepaalde drempel heen stapt: je helpt elkaar en je wijst elkaar vanuit die intentie om te helpen vooraf op risico’s. Natuurlijk blijft ieder zijn eigen verantwoordelijkheden dragen.

Werksessie atto groep

Kunnen cultuur en structuur elkaar versterken?

Openheid, elkaar (er)kennen en het uitwisselen van informatie draagt bij aan een succesvol project en geeft gelegenheid voor een onderlinge match. Vanuit dit gedachtegoed gingen de deelnemers aan de slag in vier werksessies met de volgende thema’s: Vertrouwen en belangen, Omgang met spanningen, Het proces en Communicatie en vertrouwen. Deelnemers gaven aandachtspunten, waarbij project DOEN tijdens de terugkoppeling aangaf hoe zij daar bij het project Nijkerkerbrug mee om zijn gegaan.

Project DOEN
Project DOEN is een project waarin wordt geleerd hoe de samenwerking tussen Rijkswaterstaat en marktpartijen in projecten verder kan worden verbeterd. Het wordt uitgevoerd door projectteam NU DOEN, dat bestaat uit projectteam DOEN (Rijkswaterstaat) en Combinatie NU (Mourik en BESIX). Project DOEN staat voor goede samenwerking, logisch nadenken en alleen doen wat zinnig is. Er is ruimte om een hele andere aanpak uit te proberen. Omdat ze niet gebonden zijn aan regels, worden ze uitgedaagd na te denken over dingen die anders vanzelfsprekend zijn. De renovatie van de Nijkerkerbrug is de praktijkcasus om een nieuwe manier van samenwerken uit te proberen.


Vertrouwen en belangen

Essentiele zaken die naar voren kwamen:

  • Ga op zoek naar elkaars belangen en wees daar transparant over.
  • Eigenaarschap stimuleert betrokkenheid.
  • Samenwerken is niet moeten, maar vereist moed. Creëer een veilige omgeving.
  • Vertel elkaar hoe het écht gaat.

Reactie project DOEN
Marlotte Koster (projectmanager project DOEN) en Dick van der Kolk (omgevingsmanager project DOEN): ‘Wij hebben eigenaarschap geprobeerd te creëren door meteen vanaf het begin een gezamenlijke basis te maken. We zijn met de laatst overgebleven gegadigde in de aanbesteding gaan ontwerpen en hebben samen risico’s geïnventariseerd. En vervolgens risico’s zodanig verdeeld dat we elkaar konden helpen. Ook hebben we samen een contract geschreven en samen op basis van een open boek de prijs bepaald. Als je samen de basis vormt, sta je heel sterk’.

Omgaan met spanningen
Essentiele zaken die naar voren kwamen:

  • Zorg voor een goede relatie met elkaar.
  • Omarm spanningen en benoem ze.
  • Zie emotie als een projectrisico.
  • Ga als een open boek de relatie met elkaar aan (open vizier).
  • Als er een spanning ontstaat; ga terug naar de tijd dat er nog geen spanningen waren – wat is er dan nu anders dan toen?

Reactie project DOEN
‘Elkaar leren kennen is heel belangrijk. Vraag bijvoorbeeld aan het begin van een vergadering aan iemand hoe het met diegene gaat op persoonlijk vlak. Dat lijkt in het begin vreemd, maar het werkt wel. En je kunt daarop doorbouwen. Je begrijpt hoe iemand in elkaar steekt. Iets simpels als samen lunchen, en dan gemengd zitten, werkt ook heel goed.’ 
Bij project DOEN kennen ze ook discussies. ‘Er ontstaan soms discussies doordat je op een andere manier denkt. Als je dat met elkaar ontrafelt – waarom vind jij nou wat je vindt? – dan begrijp je elkaar beter. Wij bouwen hiervoor reflectiemomenten in.’

Sessie 2

Het proces
Essentiele zaken die naar voren kwamen:

  • Het succes van een project is heel erg afhankelijk van een klik tussen de partijen.
  • Hoe zorg je voor die klik?
    • Reflecteren
    • Feedback geven
    • Waardering hebben voor elkaar
    • Elkaars belangen erkennen
  • Stel spelregels over het proces met elkaar op.
  • Besef dat je gedrag wordt bepaald door het systeem waarin je zit. En ga zo nodig op zoek naar de persoon/partij met de sleutels die het systeem kunnen openen (deze persoon/partij zit vaak niet in het project).
  • Doe ook een stap achteruit en vraag je af hoe het zit met je overtuigingen.

Reactie project DOEN
‘Wat betreft de klik tussen mensen: je kunt niet gaan wachten tot het er is. Misschien komt het wel niet. Wij hebben geselecteerd op de samenwerking tussen de opdrachtgever en teams van gegadigden, door middel van een samenwerkingsassessment. Een objectieve partij heeft gekeken met welke partijen de samenwerking het beste verliep. Dat bleken gevoelsmatig ook de teams te zijn waar een goede klik mee was.’

Communicatie
Essentiele zaken die naar voren kwamen:

  • Creëer samen een verhaal, voordat je begint.
  • Haal beperkingen weg voor samenwerking; als je die kunt weghalen, kun je ruimte creëren om het op een andere manier te doen.

Reactie project DOEN:
‘Wij zijn als project begonnen zonder regels. We hadden de vrijheid om het anders te mogen doen. Onze constatering: in de meeste aanbestedingen worden zaken los van elkaar bepaald. Denk aan de eisen, het contract, het ontwerp en de prijs. Na gunning ga je pas dieper met elkaar het gesprek aan en dan blijkt het niet lekker te passen. Dan begin je al met 1-0 achterstand, dat is zonde. Daarom hebben wij deze zaken samen bedacht.’

Quote effectiviteit affectiviteitWeten wat de deelnemers in de werksessies allemaal hebben opgeschreven? Bekijk hier de vellen van de flip-overs. 

Reacties

Een inspirerende werkconferentie en nu echt aan de slag! Hoe denken de deelnemers over dit onderwerp? Reacties uit het publiek:

‘Er kwam veel naar voren dat je door de aanbestedingswet in een soort keurslijf zit. Ik denk dat er best wat meer ruimte is, maar dat we die niet pakken. Er is veel meer mogelijk dan je denkt’.

‘Ik neem alle aandachtspunten mee, maar specifiek ‘maak er een verhaal van’. Ik zou het mooi vinden een verhaal te maken over systemen en op tafel te krijgen wat wrijving veroorzaakt in het systeem. Dat is voor mij een stap verder’. 

Sessie zaal

Meer informatie

Inspirerende quotes uit de werkconferentie. 

Meer weten over werkconferenties van De Bouwcampus? Kijk in het co-creatielab of neem contact met ons op via 015 20 26 070 of info@debouwcampus.nl.

Ruimte voor experimenteren

Deel deze pagina