Werkconferentie duurzaamheid vanuit juridisch perspectief

Werkconferentie duurzaamheid vanuit juridisch perspectief

De werkconferentie van De Bouwcampus, exclusief georganiseerd voor haar partners, had dit keer ‘duurzaam aanbesteden’ als onderwerp. Landsadvocaat Pels Rijcken & Drooglever Fortuijn gaf praktische handvatten vanuit een juridisch perspectief. NEVI presenteerde vervolgens de ISO 20400 richtlijnen voor duurzaam aanbesteden en bevroeg de aanwezigen aan de hand van enkele stellingen hierover. In vier subgroepen ging de zaal vervolgens aan de slag met een interactieve game. Vanuit verschillende invalshoeken werd gekeken naar barrières die je tegenkomt bij duurzaam inkopen en hoe je die kunt overbruggen. Dat leverde verrassende inzichten op. Je leert van elkaar als je de rollen een keer omwisselt bij een inkoopvraagstuk. Zo blijkt iedereen hetzelfde doel te hebben, of je nou inkoper, leverancier, directeur of projectleider bent. Het draait uiteindelijk allemaal om relaties: je hebt elkaar nodig.

Welkomstwoord

Anneke Witte (De Bouwcampus) heet iedereen welkom. Gespreksleider René Vrugt neemt het vervolgens van haar over en benadrukt dat het een interactieve middag wordt! Het doel van vandaag is inzichten meegeven over duurzaam aanbesteden. Wat komt erbij kijken? Je krijgt praktische handvatten aangereikt. Daarnaast gaat het om elkaar ontmoeten en ervaringen uitwisselen.

Juridisch veel ruimte voor duurzaam aanbesteden

De eerste presentatie wordt gegeven door aanbestedingsrechtadvocaten Elisa Palm en Diederik Wolters Rückert van Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn, ook wel bekend als het kantoor van de Landsadvocaat. Elisa en Diederik staan in hun praktijk voornamelijk aanbestedende diensten bij zoals de Staat, provincies, gemeenten en waterschappen.

In hun presentatie benadrukken Elisa en Diederik dat, in tegenstelling tot wat veel mensen denken, de Aanbestedingsrichtlijnen en -wet veel ruimte bieden voor duurzaam aanbesteden. Zo stellen Elisa en Diederik voorop dat duurzaamheid zowel op Europees als op nationaal niveau hoog op de agenda staat en dat aanbesteden wordt gezien als een belangrijk instrument om duurzaamheid te stimuleren. Na een korte toelichting op het regelgevende kader benoemen Elisa en Diederik twee belangrijke thema’s in de Aanbestedingswet:

  1. Ruimte voor duurzaamheid en innovatie
  2. Flexibilisering

Binnen duurzaamheid en innovatie:

  • Marktconsultatie: Elisa licht toe dat met een marktconsultatie de markt en duurzame oplossingen kunnen worden verkend. Een marktconsultatie mag niet leiden tot vervalsing van de mededinging of tot schending van het non-discriminatie en transparantiebeginsel. Zorg voor verslaggeving, zodat het verloop van de marktconsultatie voor iedereen terug te vinden is.
  • Innovatiepartnerschap: Het innovatiepartnerschap is een procedure voor de ontwikkeling en aanschaf van een nieuw of aanmerkelijk verbeterd product, dienst of proces, welke nog niet beschikbaar is op de markt. Elisa legt uit dat de procedure bestaat uit twee fasen: een eerste fase vóór gunning waarin op basis van de mededingingsprocedure met onderhandelingen één of meerdere inschrijvers worden gecontracteerd en een tweede fase na gunning waarin het product, de dienst of het proces ontwikkeld wordt. De gunning in de eerste fase dient op basis van het criterium “beste prijs-kwaliteit verhouding” te zijn. Bij contracteren moet ook goed nagedacht worden over de mogelijkheid tot beëindiging van het innovatiepartnerschap en de IE rechten.

Henberto Remmerts van Tauw werkt momenteel met innovatiepartnerschap in opdracht van de gemeente Amsterdam aan de walmuren in A’dam. Hij vertelt spontaan over zijn ervaringen: “Durf is belangrijk. Het is machtig interessant, één van de mooiste opgaves die we nu hebben. De markt reageerde heel positief, ruim 100 man kwam erop af. Ze waren ook wel kritisch: jullie vragen ons te investeren, wat kunnen we dan straks uitvoeren? Het blijft een spanningsveld met wat uit de politiek moet komen. Selectiecriteria zou je eigenlijk moeten loslaten. Veel goede ideeën worden daarop aangedragen. De gunningscriteria zijn op hoofdlijnen gepresenteerd, die zitten vooral op doelen. Het gaat om snelheid, kwaliteit, levensduur en duurzaamheid; je wilt ook niet te veel criteria."

  • Eisen aan de levenscyclus: Diederik licht toe dat het mogelijk is eisen aan inschrijvingen te stellen die toepasbaar zijn op de hele levenscyclus, zoals de productiefase of de verwijderingsfase. Daarbij kan rekening worden gehouden met duurzaamheid. Opnieuw geldt als voorwaarde dat die eisen proportioneel moeten zijn en in verhouding dienen te staan tot het voorwerp van de opdracht. Zo mogen geen eisen worden gesteld aan het algemeen ondernemingsbeleid.

    Diederik wijst ter illustratie op een aanbesteding van de Rijksoverheid voor circulair kantoormeubilair. In die aanbesteding zijn eisen gesteld aan het productieproces van de meubels, er mocht alleen gebruik worden gemaakt van duurzaam hout.

  • Keurmerken: Om te controleren of aan een eis wordt voldaan kan een keurmerk worden gevraagd, vertelt Diederik. Onder de gewijzigde Aanbestedingswet is het ook toegestaan één specifiek keurmerk te vragen. Daar zitten wel wat mitsen en maren aan. Zo mag het niet discriminerend zijn en dienen gelijkwaardige keurmerken of bewijsmiddelen, waarmee wordt aangetoond dat aan de eis is voldaan, ook aanvaard te worden.

Atto Harstra (De Bouwcampus) vult vanuit de zaal aan dat het stadskantoor Venlo een mooi voorbeeld is van het uitvragen met één keurmerk (C2C keurmerk).

  • Gunningscriteria: Dit is een methode om duurzaamheid in de aanbesteding te verankeren. Er kan worden gegund op het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitverhouding, laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit of laagste prijs. Bij de eerste twee gunningscriteria kan duurzaamheid worden verwerkt. Bij het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitverhouding kan de inschrijver bijvoorbeeld vragen in plan van aanpak op te nemen hoe duurzaamheid is verankerd in zijn dienstverlening. Van te voren moet wel duidelijk zijn hoe de antwoorden worden gescoord. Bij het gunningscriterium laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit kunnen levenscycluskosten zoals verwervingskosten, gebruikskosten, onderhoudskosten en kosten toegerekend aan externe milieu effecten worden meegewogen. In dat geval dient wel van te voren bekend te worden gemaakt welke gegevens inschrijvers moeten verschaffen en hoe de kosten worden berekend.

Voor het thema flexibilisering noemt Diederik ter afsluiting nog de mededingingsprocedures met onderhandeling en aan concurrentiegerichte dialoog.

Inkoop, een vak met invloed

Karin van IJsselmuide van NEVI neemt het stokje over. Ze is blij met het verhaal van Elisa en Diederik dat er juridisch veel meer kan dan wat wij denken. Zij presenteert een praktische invalshoek van aanbesteden: ‘Inkoop, een vak met invloed.’ Bij duurzaamheid gaat het om veranderen. Ze laat een filmpje zien om aan te tonen hoe belangrijk inkoop is en of we dat wel beseffen. NEVI’s afsluitende pay off in het filmpje is: “Developing knowledge and sharing knowledge to pass it on to new generations.”

Inkoop gaat over de totale supply chains. Deze gaan over landsgrenzen heen, een groot deel wordt niet in Nederland vervaardigd. Wat moet de hele keten anders doen? Als je hier CO2 wilt besparen, dan moet je dat ook aan de andere kant van de wereld doen. Karin pleit voor een standaard op maatschappelijk verantwoord inkopen. “We moeten dezelfde taal gaan spreken!”

Er is een internationale standaard Maatschappelijk Verantwoord Inkopen in 2017 gepubliceerd, genaamd ISO 20400. Hier hebben meer dan 40 landen (waaronder Nederland) en internationale organisaties zoals de VN en de Europese Commissie een aantal jaren gezamenlijk aan gewerkt. Het document richt zich op het bijdragen aan de 17 VN Sustainable Development Goals (SDG’s) 2030. Inkoop is niet alleen van de inkoper maar van de hele organisatie. Daar gaat deze richtlijn over. Karin neemt ons vervolgens mee in de inhoud van een aantal hoofdstukken over maatschappelijk verantwoord inkopen.

  • Hoofdstuk 4: Fundamentals. Wat moet je doen als organisatie om duurzaam in te kopen? Transparantie en total cost of ownership komen terug in de richtlijn. De directie of het bestuur bepaalt hier de doelen en ambitie. Er worden 7 issues benoemd en ook sociale aspecten komen aan bod.
  • Hoofdstuk 5: Strategie en actieplan. Waar raakt inkoop de doelen? Waar gaat mijn geld heen? Waar gaan we impact creëren? Hier wordt het inkoopbeleid, inkoopdoelen en ambitie gekoppeld aan de organisatiedoelen. Meestal wordt dit bepaald door meerdere personen in een organisatie zoals directie, beleidsmedewerkers, inkoopmanagers enz.
  • Hoofdstuk 6: Organisatie. We kunnen wel willen, maar dat moeten we ook organiseren. Waar gaan we prioriteiten stellen, hoe leiden we onze mensen op? Vooraf de keuze maken wat we straks willen bereiken, nog vóór de aanbestedingsprocedure. Het middenmanagement heeft invloed op het proces.
  • Hoofdstuk 7: Rapporteren. Er wordt veel waarde gehecht aan de Nederlandse normen. Dat komt tot uiting in een methodologie, ‘the NEVI Dutch wheel’. Hierbij wordt een duurzame aanpak van aanbesteden, contracten t/m het rapporteren in een praktisch proces weergegeven.

Tussen de presentatie door werden verschillende stellingen gepositioneerd, opvallend was dat de meeste aanwezigen het vaak eens waren dat de overheid MVI weliswaar vanuit een voorbeeldfunctie MVI uitoefent maar dat de MVI-actieplannen toch uiteindelijk goede praktische handvatten biedt. Dat duurzaamheid en aanbesteden niet samen zouden kunnen gaan is dus echt niet waar, het gaat vooral om een gedrags- en cultuurverandering.

Karin sluit haar presentatie af met haar motto in het kader van inkoop en aanbesteden: ‘Beter voordenken dan nadenken.’

Bekijk hier Karins volledige presentatie.

Met een rollenspel nadenken over een inkoopvraagstuk

De deelnemers gaan in vier subgroepen uiteen voor een interactieve game. Zij kunnen kiezen uit vier verschillende rollen om naar de inkoop van mobiele telefoons voor de overheid op basis van een MVI-actieplan te kijken:

  • · Bestuur/directie
  • · (Facilitair) management/budgethouder/projectleider
  • · Inkopers/juristen
  • · Leveranciers en diens toeleveranciers

Elke groep neemt twee rollen aan. Na intensieve onderlinge beraadslaging, presenteren de vier teams hun opbrengsten aan elkaar.

Presentatie groep 1: Wim Pullen – Rollen: Management en Leveranciers
Wim stipt aan dat het gisteren World Happinezz Day was en maakt van de gelegenheid gebruik om een boektip te geven: ‘Dying for a paycheck’ van Jeffrey Pfeffer. Met de rollen waar dit team zich in inleefde, zit je ergens tussen eindgebruiker en directie in. Essentieel is: wat is het duurzaamheidskader en –ambitie wat door het bestuur/de directie is meegegeven. Als dat voldoende concreet is, geeft dat houvast voor specifieke KPI’s in de uitvraag naar de markt. Zodat je niet krijgt: ‘Bedankt voor de voorbereiding, maar we gaan het toch anders doen.’ Het inzicht dat er veel verscholen milieuschades zijn (waaronder CO2-uitstoot in het productieproces ergens ter wereld) maakt dat je als projectmanager echt integraal en vanuit een totale levenscyclus van het product moet gaan denken. En op basis daarvan de juiste MVI-criteria bepaald. In de rol van leverancier gaat het om de vraag wat verifieerbaar is in je aanbod. Je moet iets aanbieden dat de droom van de inkoper gaat realiseren. Iets dat een goed gevoel heeft, bv. restwaarde in een microkrediet of maatschappelijke meerwaarde bieden.

Presentatie groep 2: Theo de Boer – Rollen: Inkopers en Directie
Als inkoper ben je snel geneigd te beginnen met het beschrijven van betrouwbaarheid en functionaliteit voor de inkoop, maar levensduur en hergebruik zijn ook van belang. Het is handig voor inkopers om daar prioriteit aan te geven. Vanuit directie moet je ervoor zorgen dat je met inkoop uiteindelijk bijdraagt aan het doel van de onderneming. Vanuit de zaal wordt opgemerkt dat dit plan te gedetailleerd is voor een directie. Daarop wordt gereageerd dat het voor inkopers juist fijn is als de doelstellingen van de directie helder zijn.

Presentatie groep 3: Charlotte Pars – Rollen: Leverancier en Management
De belangrijkste doelstelling voor leveranciers is om een lange relatie aan te gaan met de klant. De telefoons moeten dan ook lang meegaan. De prijs moet zoveel mogelijk constant blijven. Bij voorkeur willen leveranciers dat opdrachtgevers schaalvergroting toepassen, dus grote hoeveelheden tegelijkertijd inkopen. De aanbestedingsprocedure op zich maakt niet veel uit. Facilitair wil vooral weten of de telefoons goed werken, wat de services zijn en welk onderhoud erbij komt kijken. Ze hebben er minder belang bij om zicht te hebben op de keten, hoe de telefoon tot stand komt. Dat belang ligt vooral bij de directie.

Presentatie groep 4: Roland Broekhuizen – Rollen: Inkopers en directie
Deze groep heeft nagedacht over mogelijkheden om het gebruik van de telefoon opvoedkundig gezien te remmen. Bijvoorbeeld: hoe je kunt zorgen dat de mobiel uit gaat tijdens het eten en in de auto. Voor deze strategie heb je marktconsultatie nodig. Je moet zekerheid krijgen dat de markt dit kan leveren. Vanuit de rol van directie denk je vooral na over MVO. Alle twaalf de duurzaamheidscriteria moeten erin worden verwerkt, binnen budget. De veiligheidskant is met name van belang.

Afsluiting: Het gaat om relaties

René Vrugt sluit de werkconferentie af met een samenvatting van wat we vanmiddag beleefd hebben. Als je kijkt naar wetgeving en regelgeving: wat kan er eigenlijk veel! Denk vooraf wel goed na. Inkoop is niet alleen van inkoop, maar van de hele organisatie. Het gaat om relaties. Je kunt het ook op je eigen privérelatie betrekken. René schetst de privésfeer van het inkopen van boodschappen; daar spelen ook de vier rollen en ontstaat er onderlinge discussie. In de keten heb je vaak geen idee of iets dat je in de winkel koopt volledig duurzaam is. Alle rollen horen bij elkaar, ook thuis. De vraag is steeds waar iedereen vanuit zijn rol behoefte aan heeft. René bedankt alle deelnemers voor het elan en de inhoudelijke inbreng.

Een goede inkoopstrategie blijft een puzzel, daar kunnen de deelnemers thuis verder op broeden.

1 Werkconf Ontvangst
2 Werkconf Welkom Anneke
3 Werkconf Ren Interactiezaal
4 Werkconf Gastheer Rene
5 Werkconf Presentatie ElisaDiederik1
6 Werkconf Ren Zaal
7 Werkconf Spontanepresentatie Tauw
8 Werkconf PresentatieDiederik
9_Werkconf_presentatieKarin
10 Werkconf Toelichtingstellingzaal
11 Werkconf Toelichtingstellingzaal2
12 Werkconf Toelichtingstellingzaal3
13 Werkconf Rollenspel1
14 Werkconf Rollenspel2
14 Werkconf Rollenspel3
16 Werkconf Rollenspel4
17 Werkconf Rollenspel5
18 Werkconf PresentatieTeam1
19 Werkconf PresentatieTeam2
20 Werkconf PresentatieTeam4
21 Werkconf Afsluiting Ren
22 Werkconf Napraten
23 Werkconf Napraten2

Ruimte voor experimenteren

Deel deze pagina