VERKENNINGSTAFEL – REDUCEREN VAN FAALKOSTEN

VERKENNINGSTAFEL – REDUCEREN VAN FAALKOSTEN

Faalkostenreductie door procesbeheersing staat hoog in het vaandel van de bouw. Geen wonder, want kwaliteitszorg, faalkostenreductie en procesbeheersing zijn belangrijk voor de concurrentiepositie, de winstgevendheid, de continuïteit en het imago van het bouwbedrijf en de bedrijfstak. 

Woensdagmiddag 28 maart 2018 is een verkenningstafel georganiseerd voor partners van De Bouwcampus over het onderwerp ‘'Reduceren van faalkosten door middel van goede kwaliteitscontroles’. Vraaginbrengers waren Marcel de Ruiter en Mieke Kaelen van De Toetsfabriek.

Ondanks de vele 'lessons learned' uit het verleden blijkt het lastig te zijn om door middel van goede kwaliteitscontrole de faalkosten binnen de verschillende organisaties terug te dringen. Waar ligt dit aan? Welke gedeeld beeld is er hoe de faalkosten bij projecten in de GWW moeten worden teruggedrongen? Tijdens deze bijeenkomst verkenden we ook wat de behoefte is bij de verschillende organisaties aan tafel om faalkosten daadwerkelijk terug te dringen en kan een digitaal platform als De Toetsfabriek hier een zinvolle bijdrage in leveren?

DEELNEMERS AAN DE VERKENNINGSTAFEL

DeelnemersToetsfabriek

Inleiding

Na een korte voorstelronde, nam Marcel de Ruiter (De Toetsfabriek) het woord om het onderwerp nader toe te lichten. Hij beschreef de aanleiding van de Toetsfabriek, namelijk het gebrek aan kwaliteitscontrole aan de voorkant van het aanbestedingsproces tot en met de gehele gebruiksperiode (Life Cycle). In de gehele bouwsector wordt er jaarlijks tussen de 7 en 15 miljard euro verspild en is sprake van een hoog percentage aan faalkosten. Marcel trapt af met de vraag of het beeld wordt herkend dat er moeilijk grip te krijgen is op de faalkosten.

Faalkosten?

Nico Rabbers (Gemeente Den Haag) vraagt om een verduidelijking van de definitie 'faalkosten’. Waar hebben we het dan precies over? Marcel geeft aan dat dit alle kosten zijn die ontstaan door ongewenste gebeurtenissen. Het gezelschap vult dit mooi aan door verschillende voorbeelden in te brengen zoals:

  • Negatieve publiciteit
  • Waardeverlies
  • Alle budget overschrijdende kosten
  • Verkeerde inschattingsfouten of aannames
  • Ongeplande gebeurtenissen.
  • Vermijdbare kosten en onbeheerste risico’s
  • Alle kosten waar je geen rekening mee hebt gehouden.

Waar ligt het startpunt?

Mieke Kaelen (Toetsfabriek) geeft aan dat zij heeft opgemerkt dat de belangen van partijen vaak niet op tafel worden gelegd. ‘’In plaats van het verschuiven van risico’s dient men elkaar te vertrouwen en elkaar wat te gunnen.’’ Hier moet men allereerst mee beginnen. Op dit moment werken we in een systeem onder een bepaald regime dat moeilijk te doorbreken is. Wat dienen we hiervoor te doen? Een begin is inmiddels gemaakt met De Marktvisie!

Ludwig Temme (Gemeente Amersfoort) geeft aan dat dit niet altijd even makkelijk is omdat we vast zitten in een systeem en onder een regime werken dat moeilijk te doorbreken is. Het gaat vooral om gedragsverandering.

Een interessante stelling was, dat faalkosten de olie zouden zijn in projecten. Reduceren is mooi…, maar…..

Het zijn pas faalkosten als je er geen rekening mee gehouden hebt. Het belangrijkste onderwerp in het proces lijkt Scope Management te zijn. Daarin spelen een aantal elementen een rol, namelijk:

  • Heldere opdracht
  • Wat is onvoorzien?
  • Oud denken over onvoorziene kosten

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen onvermijdbare en vermijdbare risico’s.
Daarbij wordt ook gerefereerd aan JA zeggen en NEE doen. Dat is onacceptabel gedrag vindt een ieder.

Kwaliteitsborging

Er worden twee mogelijkheden genoemd:

  • Houding en gedrag
  • Instrumenteel

Hoe meer projectteams samen kunnen werken, hoe minder faalkans, is de stelling. Samenwerking contractueel afdwingen, is dat mogelijk? Vervlechting van teams is nodig aan de voorkant in het proces aan de zijde van de opdrachtgever. Ruimte creëren voor voortschrijdend denken en wijzigingen inpassen in je projectplan. Er lijkt behoefte te zijn dat de ontwikkeling in kwaliteitsborging bij de diverse organisatie onderling gedeeld zou moeten worden.

Concretisering

  • Sturen op je DOEL
  • Pak 5 onderwerpen waar je op kunt verbeteren
  • Stel toetskaders op

Wanneer een extra kwaliteitstoets in het proces?

  • Bij initiatie, bij front-end loading, bij bepalen van de grove scope, bij de aanbesteding, vlak voor onomkeerbare beslissingen, bij accorderen van de scope, bij aanvraag financieringen, bij contacteren.

Wat wil je getoetst hebben?

  • Gunningsproces, wat je wilt bereiken en welke criteria je hierbij hanteert, de relevantie van de eisen die je stelt, je Contract Beheersplan, de naleving van het contract, welke vragen er gesteld zijn.

Conclusies

  • We willen van Praat- naar Doe stand
  • Kwetsbaarheid op tafel, maar wel in de Doe-stand
  • Combinatie van sociaal en techniek is een mooie verbinding
  • Toetsers zijn adviserende verbinders

Essentieel is de positie van de Toetsfabriek als onafhankelijke partij. Zij heeft immers geen enkel belang bij het project zelf, niet bij het idee, niet bij het ontwerp, niet bij de gunning etc. Daardoor kan zij een meerwaarde brengen en helpen faalkosten te reduceren en partijen met elkaar te verbinden.

Voor meer informatie: www.detoetsfabriek.nl.

Ruimte voor experimenteren

Deel deze pagina