VERKENNINGSGESPREK – CONTRACTEREN OP AMBITIE

VERKENNINGSGESPREK – CONTRACTEREN OP AMBITIE

Op 23 april organiseerde De Bouwcampus samen met NG Infra en vraaginbrenger Marc Unger (AT Osbourne) een verkenningsgesprek over het onderwerp ‘Contracteren op ambitie’.

Deelnemers

Contracteren op ambitie deelnemerst

Inleiding

Na een korte voorstelronde, nam Marc Unger het woord om het onderwerp van de verkenningstafel nader toe te lichten. Marc stelt een nieuwe visie op aanbesteden en contracteren voor, zijn argument hiervoor: door de huidige wetten op de ruimtelijke ordening, aanbestedingswetgeving en door te veel geloof in de individuele kracht van de markt zonder regie is de bouwtraditie in Nederland verloren gegaan. Hierdoor is op landelijk niveau de kenmerkende en versterkende vloeiende beweging uit de ontwikkelingscirkel van bedenken, ontwerpen, realiseren en evalueren gehaald. Een combinatie van factoren speelt hierbij een rol:

  • Een te rigide of te veilige interpretatie van aanbestedingsregels, met als doel juist gedoe te voorkomen.
  • Het gebrek aan goede implementatie rondom nieuwe beleid (van aanbesteden)
  • Het ontbreken van een wervend groter belang, een ”pull” om af te wijken van de standaard.

Als oplossing stelt Marc het contracteren op ambitie voor: een passend en goed geïnstrueerd team zoekt met behulp van een formele aanbesteding, de meest geschikte partners uit, hetgeen leidt tot een contract dat zich over meerdere jaren omspant. En vervolgens wordt, samen met die partners die gecontracteerde ambitie stap voor stap bereikt. Deze partners zullen mogelijk hun bestaande businessmodel moeten aanpassen -of zelfs opeten- om tot de ambities te komen. Het bijpassende contract-, pricing en incentivemodel voorziet er in dat dit niet belemmerend, maar zelfs versterkend werkt. De betreffende contractpartijen hebben immers de keuze: meeveranderen of achterblijven. Voor de achterblijvers zijn er exits en sluit een open boekhouding wantrouwen over de kosten en baten uit.

Tijdens het Verkenningsgesprek zijn twee voorbeelden gedeeld waarin contracteren op ambitie in de praktijk is gebracht binnen Schiphol. De ambitie ‘biometrisch boarden’ en de ambitie ‘predictive maintenance van assets’ bij het onderhoud en beheer van de assets van de Schipholgroep. De universiteit van Tennessee heeft hier onderzoek naar gedaan onder Fortune 500 bedrijven. Hieruit blijkt dat succesvolle bedrijven hier ook sturen op hun het bereiken van ambities en het behalen van concrete doelstellingen.

Verbinden op ambitie?

Een rondje langs de velden leert dat het concept van Marc positief wordt ontvangen, en dat er nog maar weinig partijen aan tafel zitten die zelf op deze manier aanbesteden. De gemeente Rotterdam heeft een aanbesteding uitgevoerd voor routinematige onderhoud en hierbij een ambitie opgesteld rondom het verminderen van verspilling. De Verkeersonderneming in de regio Zuid-Holland heeft “het recht om samen te werken gecontracteerd” rondom de ambitie om spitsmijden te stimuleren. Ook projecten als de Markerwadden en project DOEN worden als voorbeelden genoemd waar op een andere manier, meer in partnerschap tussen markt en overheid is aanbesteed.

De introductie van Marc roept echter ook verschillende vragen op. Zouden we de definitie “contracteren op ambitie” niet moeten vertalen naar “verbinden op ambitie”? Een contract is immers pas de formalisering van een samenwerking tussen partijen, het gaat veel meer om de borging van de verbinding tussen partijen als partners. En hierbij aandacht voor flexibiliteit in de samenwerking en gezamenlijk akkoord bereiken over het te volgen proces.

De termen contracteren en ambitie blijken ook met elkaar te schuren, ambitie gaat om een brede visie, terwijl een contract iets inkadert en afsluit. In een contract kijk je vaak naar het verleden, in een contract vatten wat nog niet bestaat klinkt paradoxaal.

Ook is er aandacht voor de huidige aanbestedingswetgeving en in hoeverre contracteren op ambitie mogelijk is binnen de huidige wettelijke aanbestedingskaders. Marc legt uit dat hij hier bij Schiphol niet tegen aan is gelopen. Waarbij wel wordt opgemerkt dat er een groot verschil is tussen de aanbestedingsrichtlijnen voor de ‘gewone’ overheden en voor de zogenoemde speciale-sectorbedrijven (zoals Schiphol). Er wordt nog steeds gewerkt met vooraf vastgestelde gunningscriteria en zolang je vooraf helder bent over je scope en de vrijheden die opdrachtnemer heeft bij de uitvoering (nog een tegenstelling). Het gaat ook om risico’s durven nemen als opdrachtgever en deze ook werkelijk accepteren. Innoveren moet ook kunnen en mogen mislukken! Want juist van de mislukkingen valt het meeste te leren.

Laatste belangrijke element is de marktafsluiting die je wellicht creëert door langdurige partnerships aan te gaan. En het risico op monopolisering van kennis die hierbij kan ontstaan. Hoe kun je in dit model je toekomstige ambities vastleggen en in de toekomst eventueel nog uitbreiden? Marc geeft aan dat de contractduur bij de voorbeelden van Schiphol (3x3 jaar) niet wezenlijk afwijkt van de reguliere aanbestedingen (2x 4 jaar), door voldoende exits in te bouwen en in dialoog te blijven kun je de scope gezamenlijk wijzigen, mits je daar in de aanbesteding op geanticipeerd hebt. Chris Jansen: zolang je binnen de toegestane vrijheden blijft die je van tevoren, dus in de aanbestedingstukken zelf, hebt aangegeven.

Welke beren op de weg?

In 3 groepen is vervolgens aan de slag gegaan met mogelijke belemmeringen voor het implementeren van ‘contracteren op ambitie’ en hoe we deze in kansen kunnen omzetten:

  1. Gevoelde beperkende werking aanbestedingswetgeving
  2. Moeite met opschaling en implementeren van beleid binnen een organisatie
  3. Delen van opgedane kennis in de bredere sector.

    1. 'Gevoelde’ beperkende werking aanbestedings-wet?

De partijen uit deze groep ‘voelen’ de beperking van de Aanbestedingswet in de huidige werkwijze met name in de publieke sector. Gekeken naar de private sector is er daar een hele andere manier van communiceren tussen ‘klant’ en ‘producent’, waarbij, in constante communicatie een product wordt opgeleverd, bijgeschaafd en gekozen wordt op basis van naderhand vastgestelde criteria. Binnen de overheidsaanbesteding stellen wij vooraf de eisen vast in de hoop dat er aan de achterkant uitkomt wat wij willen. Ook oplossingsrichting in het vooraf gezamenlijk vaststellen van het proces en hierdoor onmogelijk maken van procederen kwam aan bod. Ook het verder verruimen van de gunningscriteria is als mogelijkheid genoemd om contracteren op ambitie te faciliteren. Hierbij werd aangegeven dat er ook al heel veel kan binnen de huidige wetgeving, zoals bijvoorbeeld innovatiepartnerschap.

Ook de rol van de afdeling inkoop kwam ter sprake. Deze worden gezien als opleggers van procedures en regels. Het ontbreekt vaak aan vaardigheden noodzakelijk om ook actief bij te dragen aan innovatiesuccessen zoals; durven omgaan met onzekerheden en op de lijntjes werken i.p.v. erbinnen. Tegelijkertijd wordt er van inkopers ook veel verwacht, ze moeten sturen op kosten, duurzaamheid, geen kinderarbeid, snelheid, met beperkte ondersteuning vanuit de business. Een aanwezige stelt dat in het bedrijfsleven inkoop beter functioneert in opdracht van de business, zijn hier lessen uit te trekken? Algemene conclusie is echter dat ook de inkoopafdelingen bij de publieke sectoren voldoende competent zijn en ook de behoefte voelen om een stap in de door Marc geformuleerde richting te zetten.

Samenvattende conclusie is dat de Aanbestedingswetgeving niet beperkend is zolang er mensen mee aan het werk gaan die interpretatie ruimer en met wat meer risico-acceptatie willen inzetten. De lijnen zijn vaak minder hard en zolang je op de lijntjes i.p.v. ertussen blijft kan er veel meer dan velen van ons nu doen geloven.

       2. Moeite met opschaling en implementeren van beleid

Implementatie van nieuw beleid, dus ook een nieuwe vorm van aanbesteden, vergt het meekrijgen van de interne organisatie. Een erg blauwe aanpak wordt hiervoor vaak ingezet: top-down een nieuwe strategie doorduwen.  Maar neem nu eens de tijd om mensen mee te nemen. Stimuleer interne samenwerking binnen een organisatie, versterk de HR-afdelingen van organisaties om de juiste mensen te vinden en op te leiden. Geef vertrouwen, lef en positie om veranderingen door te voeren. En gun het mensen om risico’s te nemen en fouten te maken: 90% projecten zijn eenvoudig en doelmatig! Laten we contracteren op ambitie leren in deze makkelijke projecten, dan gaat de 10% complexe projecten vanzelf.

Samenvattend: goed implementeren is echt mensenwerk. Zo maar vertrouwen dat een inspirerend idee werkelijkheid wordt is niet genoeg. Goed implementeren kost permanent tijd en aandacht van het management, maar levert, indien goed gedaan, enorme winst op. Organiseren van ambitie en daar ook breed draagvlak voor creëren is een leiderschapseigenschap die bij veel organisaties is verdwenen. Verbinden op ambities vraagt visionaire leiders die daar ook voor durven te staan, hun rug recht houden en de interne organisatie steunen om daar mee aan de slag te gaan.

        3. Delen van kennis in de brede sector

Deze subgroep zag een bepaalde leerkramp bij organisaties om innovaties delen, gevoed door angst. Bij het contracteren op ambitie en het in samenspraak met de opdrachtgever innoveren heb je per definitie als marktpartij een kennisvoorsprong op je concurrentie. Je moet dus ook bereid zijn de successen te delen. Kennis is waarde, wanneer je kennis valideert als product, kun je het ook delen en waarderen (zowel als opdrachtgever als opdrachtnemer). Er wordt tevens verwacht dat de kennisinstituten een drager van kennis zijn, terwijl wellicht kennis middels open source technieken nog transparanter kan worden gedeeld. Ook binnen de Bouwagenda is hier aandacht voor, met de vorming van een kenniscentrum voor innovatie en techniek in de bouw en een kennisprogramma tussen de 4TU’s en TNO om gezamenlijk met de markt aan ontwikkeling te werken.

Samenvattende conclusie: het delen van kennis willen we actief stimuleren en kan het beste via de kennisinstellingen, zoals de 4 TU’s, TNO, de Hogescholen en De Bouwcampus.

Hoe gaan we verder?

Uit het verkenningsgesprek blijkt dat de genoemde en soms slechts ‘gevoelde’ belemmeringen weg kunnen worden genomen en dat het concept van contracteren op ambitie breed uitgerold kan worden. Het verdient meer navolging wat door alle aanwezigen wordt gedeeld. Ook in andere sectoren zoals de woningbouwopgave kan deze methodiek worden toegepast. Marc Unger roept op om andere ‘eerste’ projecten binnen de aanwezig organisaties op te starten. Dit zou voor de gewenste versnelling van verbinden en contracteren op ambitie in de praktijk kunnen zorgen. Hij stelt hiervoor graag zijn bestaande netwerk en expertise open. Daarnaast wordt afgesproken om over ca. 6 maanden te bekijken wat de voortgang is met het project predictive maintenance binnen Schiphol. Doel is om dan te kijken hoe het concept hier functioneert in de praktijk.

Alle deelnemers worden bedankt voor het open delen van hun visies, inzichten en kennis. Oproep vanuit De Bouwcampus is om groter te durven denken in ambities die bijdragen aan de Roadmaps uit de Bouwagenda.

Download

Essay NG Infra - Marc Unger: Contracteren op ambitie

Ruimte voor experimenteren

Deel deze pagina